# Ihre KI nimmt ab. Rund um die Uhr, mit Ihrem Wissen und Ihren Systemen. > Eine KI, die Anrufe rund um die Uhr annimmt: bucht Termine, antwortet aus Ihrem Firmenwissen und verbindet mit Zusammenfassung. Läuft in Ihrer Cloud. Source: https://schuetze-web.com/de/integrationen/telefon-ki Sie nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team besetzt oder nicht im Büro ist, erledigt Standardanliegen selbst und gibt alles andere mit einer Zusammenfassung an die richtige Person weiter. Sie ruft auch zurück, erinnert an Termine und fasst nach. Sie gibt sich als KI zu erkennen, und Anrufer können jederzeit einen Menschen verlangen. ## Was sich ändert ### Kein Anruf geht verloren Auch nachts, am Wochenende und wenn alle Leitungen besetzt sind. Anrufer landen nicht in der Warteschleife oder auf der Mailbox und rufen nicht stattdessen woanders an. ### Anliegen sofort erledigt Termine, Auftragsstatus, Öffnungszeiten und Fragen aus Ihrem Firmenwissen werden im Gespräch geklärt und in Ihren Systemen eingetragen. ### Ihr Team bekommt, wofür es Menschen braucht Beschwerden, Dringendes und alles Unklare gehen mit Zusammenfassung an die richtige Person, niemand muss den Anrufer alles noch einmal fragen. ## Was die KI am Telefon erledigt ### Termine Bucht, verschiebt und sagt Termine in Ihrem Kalender ab und bestätigt sie per SMS oder E-Mail. ### Auskünfte Öffnungszeiten, Preise, Auftrags- und Lieferstatus und Antworten aus Ihrem Firmenwissen. ### Anliegen Nimmt auf, was der Anrufer braucht, und legt ein Ticket oder einen Eintrag in Ihrem CRM an. ### Verbinden Stellt zur richtigen Person oder zum richtigen Team durch, die vor dem Abnehmen die Zusammenfassung sieht. ### Anrufen Ruft zur vereinbarten Zeit zurück, erinnert an Termine und fasst bei offenen Angeboten nach. ### In jeder Sprache Spricht mit Anrufern in ihrer Sprache, Ihr Team liest die Zusammenfassung in seiner. ## So hängt alles zusammen ### Anrufer Ihre bestehenden Nummern, eingehend und ausgehend Ihre Kunden rufen weiter die Nummern an, die sie kennen ### Telefon-KI Läuft in Ihrer Cloud. Sagt, dass sie eine KI ist, prüft, wer anruft, bevor sie Persönliches nennt, und protokolliert jeden Anruf. ### Ihre Systeme Kalender, CRM, Tickets, Firmenwissen Über MCP angebunden, jeweils mit den kleinstmöglichen Rechten ### Ihre Telefonanlage Microsoft Teams Telefonie, 3CX, sipgate, Placetel oder jede Anlage mit SIP Anrufe gehen weiter, wenn besetzt ist, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Geschäftszeiten ## Wann ein Mensch übernimmt Sie legen fest, welche Anliegen die KI selbst erledigt und welche an Ihr Team gehen. Anrufer können jederzeit einen Menschen verlangen. - Termin · „Kann ich am Dienstag kommen?“ · KI erledigt - Auftragsstatus · „Wo bleibt meine Lieferung?“ · KI erledigt - Beschwerde · „Das ist jetzt schon das dritte Mal…“ · Sofort an Mensch - Notfall · „Bei uns steht Wasser im Keller.“ · An Bereitschaft - Alles Unklare · „Ich hätte eine Frage zu…“ · Rückruf ## Ein Anruf, zwei Wege Ein Kunde ruft um 18:30 Uhr wegen einer Lieferung an, die nicht angekommen ist. ### Heute - Das Büro ist zu, der Anruf landet auf der Mailbox - Die Nachricht wird am nächsten Morgen abgehört - Jemand sucht den Auftrag heraus und ruft zurück - Der Kunde geht nicht ran, der nächste Versuch ist mittags - Inzwischen hat der Kunde zweimal neu angerufen Eine einfache Frage dauert einen Tag und mehrere Anrufe. ### Mit der Telefon-KI In einem Anruf um 18:30 Uhr beantwortet, im CRM eingetragen, und Ihr Team sieht es am Morgen. ## Sicher und transparent ### Sagt, dass sie eine KI ist Jeder Anruf beginnt damit, dass die KI sich zu erkennen gibt, wie es der AI Act der EU vorsieht. Anrufer können jederzeit einen Menschen verlangen. ### Aufnahme nur mit Einwilligung Standard ist keine Tonaufnahme, nur Transkript und Zusammenfassung. Wenn Sie Aufnahmen wollen, fragt die KI den Anrufer vorher. ### Prüft, wer anruft Bevor sie Persönliches nennt, prüft die KI den Anrufer, etwa mit Kundennummer und Postleitzahl. ### Personendaten geschwärzt Namen und Nummern lassen sich schwärzen, bevor eine Anfrage an ein Cloud-Modell geht. Sprach- und Textmodelle laufen in Ihrer lokalen Region oder auf Ihrem eigenen Server. ### Ausgehend nur, wo erwartet Ausgehende Anrufe nur für Rückrufe, Termine und Erinnerungen, denen Ihre Kunden zugestimmt haben. Keine Werbeanrufe. ### Protokolliert und löschbar Jeder Anruf wird mit Transkript protokolliert. Die Aufbewahrungsfristen legen Sie fest. ## In drei Schritten eingerichtet ### Nummern anbinden Anrufe gehen an die KI, wenn besetzt ist, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Geschäftszeiten. Oder sie bekommt eine eigene Nummer. ### Wissen und Systeme anbinden Kalender, CRM, Tickets und Ihr Firmenwissen über MCP, nur mit den Rechten, die die KI braucht. ### Stimme und Regeln festlegen, klein starten Begrüßung, Stimme und Übergaberegeln testen wir gemeinsam mit Ihnen. Die meisten starten nachts und bei besetzten Leitungen und erweitern dann. ## Sie behalten die Kontrolle Ein Anrufprotokoll zeigt jeden Anruf mit Anliegen, Ergebnis, Zusammenfassung und Transkript, einfache Zahlen zeigen, wie viele Anrufe die KI angenommen, selbst erledigt und weitergegeben hat. Die Regeln ändern Sie selbst, und Sie zahlen nach Gesprächsminuten statt pro Kopf. - Zentrale · Geschäftszeiten · Bei besetzt - Zentrale · Außerhalb der Geschäftszeiten · Immer - Service-Hotline · Rund um die Uhr · Immer ## Fragen ### Merken Anrufer, dass es eine KI ist? Ja, sie sagt es zu Beginn jedes Anrufs. Die Stimme klingt natürlich, und Anrufer können jederzeit einen Menschen verlangen. ### Welche Sprachen spricht sie? Deutsch, Englisch und viele weitere Sprachen. Sie antwortet in der Sprache, in der der Anrufer spricht. ### Was, wenn die KI nicht weiterweiß? Sie sagt es, stellt durch oder vereinbart einen Rückruf und gibt eine Zusammenfassung weiter. Sie antwortet nur aus Ihrem Wissen und Ihren Systemen. ### Funktioniert das mit unserer Telefonanlage? In der Regel ja: mit Microsoft Teams Telefonie, 3CX, sipgate, Placetel und jeder anderen Anlage, die SIP unterstützt. Ihre Nummern bleiben dieselben. ### Werden Gespräche aufgezeichnet? Standardmäßig nicht, es gibt ein Transkript und eine Zusammenfassung. Tonaufnahmen sind möglich, wenn Sie sie wollen, und nur nachdem der Anrufer zugestimmt hat. ### Kann sie auch selbst anrufen? Ja, für Rückrufe, Terminerinnerungen und das Nachfassen bei Angeboten, wo Ihre Kunden den Anruf erwarten. Nicht für Werbeanrufe. ### Welche KI steckt dahinter? Sprachmodelle von OpenAI, Google oder Microsoft Azure, oder eine Kombination aus Spracherkennung, einem Textmodell wie Claude oder Mistral und einer künstlichen Stimme. Sie wählen und können später wechseln. ### Wo werden die Daten verarbeitet? Die Telefon-KI läuft in Ihrer Cloud. Spracherkennung, Stimme und Textmodell laufen in Ihrer lokalen Region oder mit offenen Modellen auf Ihrem eigenen Server. ### Was kostet der Betrieb? Das Hosting in Ihrer Cloud und die Nutzung der Modelle, abgerechnet nach Gesprächsminuten statt pro Kopf. Das Anrufprotokoll zeigt die Kosten. --- Kontakt: Erstgespräch buchen unter https://schuetze-web.com/de/termin oder an simon@schuetze-web.com schreiben.